贵州师范学院党政办公室文件

贵师院党政办发〔2015〕29号

关于印发《贵州师范学院科研项目档案管理办法（试行）》的通知

各学院、部门：

为规范我校科研项目档案管理工作，方便项目追溯，经校长办公会同意，现将《贵州师范学院科研项目档案管理办法（试行）》印发给你们，请认真遵照执行。

贵州师范学院党政办公室

2015年5月22日

贵州师范学院科研项目档案管理办法（试行）

第一条为规范我校科研项目档案管理工作，加强科研项目档案的科学监管，充分发挥科研项目档案在科学研究中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案管理暂行规定》和《普通高等学校档案管理办法》等要求，结合我校实际，制订本办法。

第二条科研项目档案管理是指在自然科学、人文社会科学等项目研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条科研项目档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，实行“三纳入”和“四同步”的管理原则。

“三纳入”即纳入学校科研计划和规划；纳入科研管理的各项规章制度；纳入有关人员（包括科研人员、科研管理人员、专兼职科研档案管理人员等）的职责范围，与计划管理、课题管理、成果管理工作紧密结合，作为考核科研工作质量和管理水平的依据之一。

“四同步”即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第四条为了确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统，学校科研项目档案管理实施三级管理。项目组对本项目科研档案进行收集整理，并将整套资料报送至学院；学院按要求负责审查和鉴定资料，最后将审查完整的资料报送至学校科研处；档案管理的最终归口部门是学校科研处，负责接收各学院报送的档案资料进行鉴定和归档。

第五条科研项目档案管理范围包括：

（一）科研初期阶段：各级各类科研项目的申报材料、审批材料、立项文件、任务书、委托书、开题报告等文件。

（二）研究中期阶段：科研项目研究进展中签订的经费使用责任书、合同书、中期检查表、调研报告、方案论证等文件；专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，实验中取得成功的材料以及失败和中断试验的材料。

（三）总结鉴定验收阶段：项目结题报送的工作总结、科研报告、论文、专著等。包括研究成果的鉴定、评价、同行评议意见，扩大试验和推广使用的材料。

（四）成果和奖励申报阶段：发表和未发表的论文、专著的手稿和打印稿；成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

（五）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

（六）与其他单位协作完成的课题，只收集作为主持单位完成部分的一整套文件材料及鉴定验收材料。

第六条科研项目档案管理文件的形成。

（一）我校科研档案管理实行项目建档制。项目档案管理应按照“一个项目、一套档案”的方式进行归档。

（二）所有与科研工作有关的人员在工作中按照科研工作的具体要求，及时编写文件，并严格履行审批手续，签字负责，保证文件形成时的齐全、完整、准确。

（三）各科研项目组从科研立项起，项目负责人要负责本项目的科研档案工作，确定一名档案员（文件资料保管员），负责收集、保管与整理科研过程中形成的全部文件材料。

（四）各项目组所有工作人员在工作中要根据工作的需要，按照归档的要求随时形成和积累各种载体和形式的文件材料，并及时向本项目组档案员移交。

（五）项目组档案员对本项目组科研档案进行收集整理，并及时报送至各学院，项目组在项目完成准备申请鉴定或交付之前，要将已经积累的全部材料送学院审查归档，合格后，方可申请鉴定或结题。

（六）各学院将科研项目从项目立项、验收、鉴定、报奖等所有资料归档后统一报送至学校科研处进行审查、鉴定及保存。未办妥文件材料归档手续，不予经费结算，不予进行科研成果登记与申报奖励。

第七条科研项目档案文件的规范要求。

（一）归档的科研项目文件材料，必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的科研项目文件材料包括纸质文件、电子文件数据和声像载体材料。纸质文件应为原件（定稿），无法提供原件只能以复制件或打印件代替的，须在复制件或打印件左上角加盖单位红章，并在备注中加以说明。

（三）纸质材料应符合耐久性要求，一般采用A4纸，复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。

（四）文中密不可分的插图、照片应贴是在文字材料内；附图册、表册、照片应附在文字材料之后，组成一体。

（五）录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储，电子文件载体例如磁盘、光盘、录像带、录音带等要有标签写明说明词，包括时间、地点、人物、事件等。

（六）科研项目文件材料应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期完备。科研项目文件材料的内容必须真实、准确、不得随意更改、编造。

第八条科研项目档案的管理与利用。

（一）科研项目档案主要由学校科研处负责保存，各学院、科研机构、各项目组应按要求提供档案材料。

（二）科研处对归档移交的科研项目档案按照科研文件材料的形成规律，进行科学分类、系统排列和规范编目，采用先进技术，实行科研档案管理的科学化、规范化和现代化。

(三)科研项目档案实行动态管理。学校科研处要定期开展科研项目档案的鉴定工作，对保管期限变动、密级调整和需要销毁的科研档案提出建议，报校主管领导批准后实施。

（四）科研项目档案的借阅。科研项目档案一般只允许参加本项目任务的人员借阅。非本项目人员因工作需要借阅有关档案，需经本项目组负责人或学校科研管理部门同意后方可借阅。借阅原则上应在档案室内进行，确需借出的，须说明利用目的，提供有关的证明，并经科研处档案室同意，办理相应的手续，才能借出。涉及科技机密及知识产权等科研项目档案除项目组相关人员外严禁借阅。

（五）科研项目档案管理部门要积极采用现代化手段，建立科研项目档案检索系统，大力开发科研项目档案信息资源，不断扩大和加强科研项目档案信息资源的交流，同时，要处理好科研项目档案开发利用与保护知识产权和保守技术机密的关系，使科研项目档案为实现科研信息共享提供有效服务。

（六）科研项目档案管理部门要大力开展科研项目档案编研工作，编撰科技简介、文摘、专题汇编等形式的编研资料，积极开展档案咨询服务工作，实现科研档案的有效利用。

第九条科研项目归档工作是评价各学院、研究机构科研管理工作的重要组成部分，学校科研管理部门将每年对各学院、科研机构提供档案材料情况进行定性定量考核和公示，并作为年度绩效考核的重要内容之一。

第十条科研管理部门和有关单位的档案管理人员应当严格执行国家保密和保护知识产权等法规，确保科研秘密和科研项目档案的安全，保护学校和科研人员的知识产权等合法权益。对擅自将科研档案或其复制件出售、赠送，泄露技术机密，侵犯学校合法权益，造成经济损失者，依法追究当事人经济责任及法律责任。

第十一条本办法自发布之日起实施，由科研处负责解释。