贵州师范学院文件

贵师院发〔2017〕64号

关于印发《贵州师范学院

学生奖助资助档案管理办法》的通知

 

各基层党委，各学院、部门，实验中学：

《贵州师范学院学生奖助资助档案管理办法》已经学校同意，现印发给你们，请遵照执行。

                                贵州师范学院

                                   2017年7月21日

 

贵州师范学院学生奖助资助档案管理办法

第一章 总则

第一条  为规范我校学生奖助资助工作档案管理，提高我校资助育人工作效率，制定本办法。

第二条  学生奖助资助工作档案是指本校在学生奖助资助工作中形成的、反映历史面貌的，对受助学生本人、学校以及上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子文件等载体。

第三条  归档的文件材料必须按年度或学年立卷，各二级学院或部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条  归档承办人员应保证各种学生资助材料的系统性和完整性，奖助资助文件上的各种附件一律随文保存。承办人员因工作变动的，归档材料向接办人员完整交接，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构人员及职责

第五条  我校学生奖助资助工作档案管理由校、院两级分级归档和管理。学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委具体负责学校层面奖助资助材料的归档与管理，各二级学院具体负责各自学院学生奖助资助工作档案的归档与管理。

第六条  学生资助管理中心、学工部（学生处、武装部）、校团委学生奖助资助档案管理职责：负责全校学生奖助资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院档案管理工作。

第七条  各二级学院学生奖助资助档案管理职责：按照本办法开展学生奖助资助工作的档案建设及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助管理部门其他关于资助档案管理的意见。

第三章 归档范围

第八条  学生资助管理中心归档材料：（一）校级贫困生资料（库）；（二）学校生源地贷款相关材料；（三）国家奖助学金相关材料；（四）政府、社会等奖助学金相关材料；（五）勤工助学相关材料；（六）临时困难补助相关材料；（七）资助育人成果相关材料；（八）教育精准扶贫学生资助材料；（九）本单位年度工作计划与总结、大事记；（十）资助工作管理制度、重要发文等相关材料。

第九条  学工部（学生处、武装部）归档材料：（一）校级奖学金相关材料；（二）奖助育人成果相关材料；（三）本单位年度工作计划与总结、大事记；（四）奖助工作管理制度、重要发文等相关材料。

第十条  校团委归档材料：（一）学校对学生各种奖励相关资料；（二）奖助育人成果相关材料；（三）本单位年度工作计划与总结、大事记；（四）奖助工作管理制度、重要发文等相关材料。

第十一条  二级学院归档材料：（一）学院贫困生资料（库）；（二）学院生源地贷款相关材料；（三）国家奖助学金相关材料；（四）政府、社会等奖助学金评审等相关材料；（五）勤工助学相关材料；（六）临时困难补助相关材料；（七）资助育人成果相关材料；（八）教育精准扶贫学生资助材料；（九）本单位年度工作计划与总结、大事记；（十）资助工作管理制度、重要发文等相关材料。

第四章 档案归档及索引

第十二条 学生奖助资助工作档案采取校、院两级管理模式，相关部门、学院要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。
第十三条  学生奖助资助工作档案应采用统一的分类方式和编码格式。
第十四条  归档时间要求：按年度或学年进行整理归档，在次年1月前完成上一年度的归档工作，平时奖助资助工作应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章 附则

第十五条  本办法由学生资助管理中心负责解释。
第十六条  本办法自印发之日起执行。